Советы / Кадровое делопроизводство
24 августа
922

Оптимизация кадрового документооборота. От каких документов можно отказаться, а на какие лучше обратить особое внимание в 2020 году?

Главная цель любого кадрового документа — защита интересов работодателя. Это значит, что при оптимизации кадрового документооборота нужно соблюдать баланс: с одной стороны, по максимуму упростить процедуру ведения кадрового документооборота, с другой — не нарушить требования законодательства и оформить документы в соответствии с законом.

Юрист, эксперт в области трудового права Александр Южалин рекомендует такой алгоритм оптимизации кадровой документации.

Шаг 1 — разделить все кадровые документы, которые сейчас ведутся в компании, на обязательные по закону и необязательные.

Сначала изучим полный список основных кадровых документов, обязательных для оформления работодателем:

1) Локальные нормативные акты:

1. Правила внутреннего трудового распорядка — статьи 189, 190 Трудового кодекса РФ.
2. Политика в отношении обработки персональных данных — статья 86 Трудового кодекса РФ, ст. 18.1. п.1. пп.6. Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
3. Локальный акт, определяющий систему оплаты труда, — ст. 135 Трудового кодекса РФ.
4. Инструкции по охране труда — статья 212 Трудового кодекса РФ; порядок обучения по охране труда и проверке знаний требований охраны труда работников организаций — Постановление Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (п.2.1.3).
5. Локальный акт, регулирующий порядок использования смывающих и (или) обезвреживающих средств, — Приказ Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 N 1122н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами» (может быть в инструкции по охране труда).
6. Локальный нормативный акт, содержащий сведения о квотируемых рабочих местах для инвалидов, — статья 24 п.1. Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».

2) Локальные нормативные акты, которые могут оформляться при необходимости (в зависимости от категории работодателя и от внутренних процессов работодателя):

1. Коллективный договор — статья 40 Трудового кодекса РФ.
2. Должностные инструкции — статьи 57, 195.1 Трудового кодекса РФ.
3. Локальный нормативный акт, определяющий порядок аттестации работников, — статья 81 Трудового кодекса РФ.
4. Локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования, — статья 196 Трудового кодекса РФ.
5. Локальный нормативный акт по командированию — статья 168 Трудового кодекса РФ (может быть в ПВТР).
6. Локальный нормативный акт по служебным поездкам (для работников с разъездным характером работы) — статья 168.1 Трудового кодекса РФ (может быть в ПВТР).
7. Иные документы (в зависимости от конкретной ситуации).

3) Документы о стаже работника:

1. Трудовой договор и соглашения к нему — статьи 56, 57, 67 Трудового кодекса РФ.
2. Трудовые книжки — статьи 62, 65, 66 Трудового кодекса РФ.

4) Приказы (по личному составу):

1. Приказы о приеме — статья 68 Трудового кодекса РФ.
2. Приказы об увольнении — статья 84.1 Трудового кодекса РФ.
3. Приказы о применении дисциплинарного взыскания — статья 193 Трудового кодекса РФ.

5) Приказы, оформление которых предусмотрено законом:

1. Приказы о переводе — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (п. 10).
2. Приказы о привлечении к работе в выходной/нерабочий праздничный день — статья 113 Трудового кодекса РФ.
3. Приказы о создании различных комиссий (комиссия о расследовании несчастного случая, определении ущерба, примирительной комиссии и т.д.) — статья 248 Трудового кодекса РФ.
4. Решение об удержании из заработной платы — ст. 137 Трудового кодекса РФ.
5. Решение о направлении работника в командировку — Постановление Правительства № 749 от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (п. 3).
6. Приказ об отстранении от работы (вытекает из смысла, напрямую не указан) — ст. 76 Трудового кодекса РФ.

6) Документы по оплате труда:

1. Табель учета рабочего времени (или иной документ, в соответствии с которым ведется учет отработанного работником времени) — статьи 91 и 99 Трудового кодекса РФ.
2. Расчетный листок — статья 136 Трудового кодекса РФ.
3. Авансовый отчет, служебная записка с приложением документов, подтверждающих расходы при командировании, — Постановление Правительства № 749 от 13 октября 2008 г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (п. 3, 6, 26).

7) Документы по внутреннему взаимодействию работника и работодателя:

1. Заявления об увольнении по собственной инициативе, отпусках — статьи 80, 127, 128, 255, 256 Трудового кодекса РФ.
2. Уведомления от работодателя, например, об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового договора или о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком отпусков — статьи 74, 79, 123, 180 Трудового кодекса РФ (рекомендую рассмотреть альтернативные формы).
3. Уведомление работодателем работников об их правах (если не прописано в локальном нормативном акте, может быть осуществлено через отдельное уведомление) — ст. 99 Трудового кодекса РФ. «Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы», — ст. 113 Трудового кодекса РФ.

8) Иные кадровые документы:

1. Штатное расписание — статья 57 Трудового кодекса РФ.
2. График отпусков — статья 123 Трудового кодекса РФ.
3. Графики сменности — статья 103 Трудового кодекса РФ.
4. Личные карточки Т-2 — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (п. 12).
5. Письменное согласие работника на обработку персональных данных, письменное согласие на передачу персональных данных третьим лицам — ст. 88 Трудового кодекса РФ, ст. 6,9 Федерального закона №152 «О персональных данных».

9) Книги/журналы:

1. Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» (п. 40 41), Постановление Министерства труда и соц.развития РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (определяет внутренний вид данного журнала).
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — аналогичная ссылка.
3. Журналы проведения инструктажей по охране труда (как правило, ведутся на каждый вид инструктажа отдельно) — Постановление Минтруда РФ № 1, Минобразования РФ № 29 от 13.01.2003 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (п. 2.1.3), «ГОСТ 12.0.004-90. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения».
4. Журнал учета движения путевых листов — Постановление Государственного Комитета РФ по статистике от 28 ноября 1997 г. N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
5. Журнал учета выдачи направлений на медицинский осмотр — п.8 Приказа Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н.

10) Документы по воинскому учету.

Шаг 2 — определить, какие ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ документы продолжать вести в бумажном виде, а какие перевести в электронный формат.

Об особенностях перехода на электронный документооборот читайте в статье «Электронный документооборот в кадрах: где и как уже сегодня стоит применить».

Шаг 3 — определить, от каких НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫХ документов можно отказаться, а какие продолжить вести, но в электронном виде.

Как понять, что от документа можно отказаться? Ответьте себе на вопрос: «С какой целью оформляется данный документ и какие риски могут быть в случае его отсутствия?»

Если вы понимаете, что отказавшись от ведения данного документа, вы абсолютно ничего не потеряете (то есть интересы работодателя этот документ никак не защищает), смело принимайте решение об отказе от его ведения.

Если же документ защищает интересы вашей компании, следует рассмотреть второй вариант решения вопроса и начать вести его полностью в электронном виде.

Если вы все же примете решение о продолжении ведения необязательного документа, рекомендуется рассмотреть вопрос о переводе его полностью в электронный вид — для уменьшения времени и затрат на оформление. Основное требование в данном случае — определить порядок оформления таких документов в локальном нормативном акте вашей компании.

Если вы решите последовать нашим советам и используете вышеизложенный алгоритм оптимизации кадровой документации, вы увидите, что до 30% от общего числа кадровых документов давно можно было бы сократить или как минимум перевести в электронный вид. Не тратьте время на оформление кадровых документов, которые не несут практической пользы! Освободите себя от ненужной бумажной работы, чтобы получить время на решение действительно важных стратегических задач!

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Свежие вакансии
Вахта
28 октябряГлазов

Будьте первым
Вахта
от 100 000 руб./месяц
28 октябряГлазов

Вахта
100 000  106 000 руб./месяц
27 октябряГлазов

Отклик без резюме
Вахта
10:10Глазов

Вахта
28 октябряГлазов