Советы / Кадровое делопроизводство
6 октября
6 036

При увольнении работник отказывается забрать трудовую книжку. Что делать?

Ситуация 1. Работник отказывается забрать свою трудовую книжку.

Как правило, подобное случается, если работник не согласен с увольнением. Действия работодателя в таком случае должны быть следующими:

1. Вручить работнику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку (в соответствии с требованиями ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). В нем должно содержаться:
— сообщение о прекращении трудового договора с указанием последнего дня работы;
— указание на обязанность работодателя, в соответствии с ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, выдать работнику трудовую книжку и иные документы, связанные с работой, в день увольнения;
— сообщение о последствиях отказа от получения трудовой книжки (нахождение трудовой книжки у работодателя «до востребования»);
— сообщение, что работник может дать согласие на отправку трудовой книжки по почте, по указанному им адресу.

Уведомление необходимо вручить работнику под подпись.

2. Если работник отказывается подписаться в уведомлении, работодателю рекомендуется составить акт, в котором будет отражен данный факт. Акт составляется в произвольной форме и подписывается минимум тремя лицами. Если работник отказывается под подпись ознакомиться с актом, в нем необходимо сделать соответствующую отметку.

3. Если работник отказался от получения уведомления и не дал письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте, работодателю рекомендуется дополнительно, в целях защиты своих интересов, направить работнику по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Уведомление необходимо направить заказным письмом с уведомлением и описью вложения на известный адрес работника. С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки.

Уведомление необходимо направить также в день увольнения работника. По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.

Если работник так и не изъявит желания забрать трудовую книжку или не даст согласия на ее отправку по почте, то этот документ продолжает храниться у работодателя. В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них никаких записей вносить не нужно, пока трудовая книжка не будет выдана работнику (или не будет отправлена по почте).

Ситуация 2. Работнику нельзя выдать трудовую книжку по причине его отсутствия на работе.

В данном случае действуем по алгоритму, описанному выше, но в упрощённом порядке.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения и выдать ему трудовую книжку нельзя, то в день увольнения необходимо направить ему по известному адресу уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Уведомление отправляется заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Как и в ситуации выше, по письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

До момента явки работника за трудовой книжкой или до момента получения письменного согласия на ее отправку по почте, трудовая книжка хранится у работодателя. В случае явки работника ему необходимо выдать на руки трудовую книжку, в случае получения согласия на отправку книжки по почте – отправить ее заказным письмом с уведомлением и описью вложения. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним нужно сделать соответствующую запись.

Обратите внимание! Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумажном носителе (перешел на «электронную трудовую книжку»), в день увольнения ему необходимо выдать сведения о его трудовой деятельности. Если работник отказывается получить документ или отсутствует на работе в день увольнения, такие сведения ему необходимо направить заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения.

По обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью при ее наличии у работодателя).

Подробнее об электронных трудовых книжках читайте в статье «Электронная трудовая книжка. Что работодателю нужно успеть сделать в 2020 году».

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.